Home // Uncategorized // Lieber Tasks als Mails

Lieber Tasks als Mails

Mailflut belastet. Insbesondere machen diejenigen Mails den Mailfolder unübersichtlich, die gewisse Aktionen, aber keine Antworten von mir verlangen. Beispiele: Ein Account im Forum muss aktiviert werden, ein User muss in einer Mailingliste akzeptiert werden, auf einen Youtube-Kommentar muss reagiert werden usw. Das mache ich in der Regel nicht sofort, d.h. die Mails bleiben so lange im Mailfolder, bis ich dazu komme. Dadurch wird's aber unübersichtlich.

Was ich eigentlich gerne hätte: Diese Informationen werden nicht als Mails vorgehalten, sondern als Tasks zu meiner Toodledo-Todoliste hinzugefügt. Toodledo bietet dazu die Möglichkeit, Tasks per Mail einzutragen. Diese Mails müssen dabei ein speziell formatiertes Subject aufweisen, z.B.:

Android-Buch bestellen !! #today %buch, android

Wenn ich eine Mail mit diesem subject an meinen persönlichen toodledo-Account schicke, dann wird die Aufgabe "Android-Buch bestellen" mit einer hohen Priorität (!!) und dem Enddatum heute (#today) und den beiden Tags "buch" und "android" erzeugt.

Das heißt: Man sollte Mails nicht einfach an toodledo weiterleiten, sondern vorher derart bearbeiten, dass das subject die entsprechenden Infos enthält. Strategie: Man leitet häufig auftretende Mails, die Aktionen, aber keine Antworten verlangen, erst mal an einen persönliche Mail-Account auf einem Unix- oder Linuxserver weiter, leitet die Mail dort in ein Skript (z.B. ein Perl-Skript), bastelt sich dort die entsprechende neue Mail mit passendem Subject und leitet diese an toodledo weiter.

Ich habe mir jetzt ein Skript dafür gebastelt, und es funktioniert wirklich prima. Wer mag, kann sich das ja nehmen und entsprechend anpassen: Mailhandler.pl

Mails, die keinerlei Antwort oder Aktion von mir verlangen, werden hingegen einfach direkt auf meinem Mailserver in einen Folder geschoben oder direkt per E-Mail an evernote weitergeleitet (wenn ich die Information später noch brauche, z.B. automatische Antworten vom Kino mit Reservierungsnummer oder ähnliches).

Ergebnis: Es landen überwiegend nur noch Mails in meinem Mailaccount, die ich beantworten muss (also so "echte" Mails von "echten" Personen geschickt). Aufgaben hingegen landen als Task in meinem toodledo-Account und werden dort von mir dann abgearbeitet, wenn ich mir meine taskliste vornehme.

Habt ihr noch kreative Ideen, was man alles mit solchen Mechanismen anstellen könnte?

Posted in Uncategorized

1 Comment

Kommentar verfassen